1. Réalisez un audit social de votre activité
Principalement, l'audit porte sur:
- la vérification de tous les contrats de travail et avenants,
- le respect des obligations en matière de temps de travail,
- la vérification des affichages et registres obligatoires,
- la vérification des fiches de paie,
- le respect des obligations en matière de médecine du travail,
- le respect des obligations en matière de prévention des risques professionnels,
- le respect des obligations en matière de formation professionnelle (DIF notamment),
- l’emploi des séniors,
- l’égalité professionnelle,
l'ensemble en relation directe avec l'éventuelle application de votre convention collective. Un rapport détaillé d'audit est rédigé et remis au chef d'entreprise contenant d'une part, toutes les modifications à réaliser ou toutes les actions à prévoir, ainsi de la mise en place du document unique d'évaluation des risques professionnels ou de vos élections professionnelles, d'autre part, tous les supports opérationnels prêts à être utilisés conformes aux textes en vigueur et adaptés à votre entreprise: contrats de travail à jour, documents qui doivent être détenus et/ou affichés dans l'entreprise...
2. Mettez en place le document unique et obligatoire d’évaluation des risques professionnels
L'évaluation à priori des risques constitue un des principaux leviers de progrès de la démarche de prévention des risques professionnels au sein de l'entreprise. Elle constitue un moyen essentiel de préserver la santé et la sécurité des travailleurs, sous la forme d'un diagnostic en amont - systématique et exhaustif - des facteurs de risques auxquels ils peuvent être exposés.
Elle s'inscrit dans le cadre de la responsabilité de l'employeur, qui a une obligation générale d'assurer la sécurité et de protéger la santé de ses salariés.
Dans ce contexte, la santé et la sécurité de vos salariés ne doivent pas être dissociées du fonctionnement de l'entreprise (choix techniques, organisation du travail, mobilisation des compétences, formation...). La mise en place d'une démarche de prévention contribuera à améliorer la performance de votre entreprise sur le plan humain et économique.
C'est pourquoi, la SARL ESE vous propose de vous accompagner dans l'établissement du document unique et obligatoire suivant les dispositions prévues par le Code du travail (L. 4121-1 à L. 4121-5) selon une démarche structurée qui suit les étapes indiquées ci-dessous:
1. Préparation de l’évaluation des risques: mise en place de l’organisation, définition des unités de travail...;
2. Identification et évaluation des risques à partir d'une analyse exhaustive et globale;
3. Classement des risques;
4. Mise en œuvre des actions de prévention et élaboration du programme d’actions;
5. Rédaction du document unique d’évaluation des risques professionnels.
La réalisation du document unique sera aussi l'occasion de vous informer sur les évolutions de la réglementation.
Le document unique doit faire l’objet d’une mise à jour au minimum annuelle. Il doit être ponctuellement mis à jour dans deux cas, soit en vertu d'une décision d’aménagement important, soit en présence d'une nouvelle appréciation des risques.
Notre accompagnement implique nécessairement que nous nous transportions dans les locaux de la société et éventuels établissements afin d'évaluer les risques en collaboration avec le chef d'entreprise.
BON A SAVOIR: Le défaut de transcription ou de mise à jour des résultats de l’évaluation des risques est puni d’une amende prévue pour les contraventions de 5ème classe, soit 1500 euros au plus, montant porté à 3000 euros en cas de récidive (C. trav. art. R. 4741-1; C. pénal, art. 131-12 et suiv.).
3. et pour certaines d’entre elles, vous devez mettre en place vos représentants du personnel
Quelles entreprises?
L'article L. 2312-2 du Code du travail prévoit la mise en place obligatoire des délégués du personnel dans les établissements occupant au moins 11 salariés sachant que cet effectif doit avoir été atteint pendant 12 mois, consécutifs ou non, au cours des 3 années précédentes.
Quant aux entreprises dont l'effectif de 50 salariés a été atteint pendant 12 mois, consécutifs ou non, au cours des 3 années précédentes, elles sont dans l'obligation de constituer un comité d'entreprise en application de l'article L. 2322-1 du Code du travail.
Cependant, qu'il s'agisse des délégués du personnel ou du comité d'entreprise, il est toujours possible de les instituer par voie conventionnelle lorsque l'effectif légal n'est pas atteint. En tout état de cause, pour les établissements d'au moins 50 salariés, les élections des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise doivent avoir lieu à la même date.
Depuis la loi du 2 août 2005 (n° 2005-882), la durée du mandat des membres élus du personnel a été portée de 2 à 4 ans (sauf dérogation par convention ou accord collectif) de sorte que les élections doivent être renouvelées tous les 4 ans.
Il par ailleurs important de noter qu'en vertu des dispositions de l’article L. 2326-1 du Code du travail, dans les entreprises dont l’effectif est inférieur à 200 salariés et quelle que soit leur forme juridique, le chef d’entreprise a la faculté de décider que les délégués du personnel constituent la délégation du personnel au comité d'entreprise. Dans ce cas, les 2 institutions fusionnent et les représentants élus cumulent les fonctions de délégué du personnel et de membre du comité d'entreprise.
Comment les mettre en place?
La procédure à suivre est longue et parfois piégeuse, elle répond à des conditions de forme et de fond rigoureuses rapidement sanctionnées en cas de non-respect: invitation des organisations syndicales, préparation et négociation du protocole d'accord préélectoral, organisation matérielle du scrutin, opérations de calculs à travers le décomptage des bulletins et le respect des règles d'attribution des sièges.
La sanction du défaut d'institution représentative du personnel
L'absence d'organisation des élections du personnel est constitutive de la sanction pénale du délit d'entrave qui prévoit une peine d'emprisonnement maximal d'un an et une amende de 3 750 euros.
La loi du 20 août 2008 (n° 2008-789) portant rénovation de la démocratie sociale et réforme du temps de travail a modifié en profondeur les règles de représentativité d'un syndicat dans l'entreprise.
Désormais, pour être représentatif dans l'entreprise ou l'établissement, le syndicat doit avoir recueilli au moins 10 % des suffrages exprimés au 1er tour des dernières élections des membres titulaires du comité d'entreprise ou de la délégation unique du personnel (DUP) ou, à défaut, de l'élection des délégués du personnel et quel que soit le nombre de votants.
Ainsi, la représentativité d'un syndicat nécessitera de mesurer son audience d'après le résultat de chaque élection. De plus, même si le quorum n'est pas atteint, le nouveau texte oblige à dépouiller les urnes au premier tour, tant pour les titulaires que pour les suppléants et tenir compte du pourcentage obtenu par chaque syndicat.
Conséquence de la modification des critères de représentativité, cette même loi élargit le champ des organisations syndicales susceptibles de présenter des candidats au premier tour des élections.
De plus, le texte de 2008, modifie les règles du jeu en matière de négociation et de validité du protocole d'accord préélectoral.
Il en résulte que pour toute élection professionnelle postérieure au 21 août 2008, c'est à dire pour laquelle la date de réunion de négociation du protocole préélectoral a été fixée après le 21 août 2008, date de publication de la loi, ces réformes doivent être appliquées immédiatement (nouveaux critères de représentativité, règles de convocation et de négociation du protocole d'accord préélectoral, détermination des syndicats représentatifs en application des nouvelles règles...).
...et nous vous accompagnons dans ce processus électoral
La SARL ESE vous propose de vous accompagner dans la mise en place de vos opérations électorales:
- information du personnel et invitation des organisations syndicales,
- préparation et rédaction du protocole d’accord préélectoral,
- assistance à l’organisation matérielle du scrutin,
- aide à la mise en place des opérations de dépouillement et de calcul des résultats.
Nous restons à votre disposition pour tout renseignement complémentaire et vous souhaitons une bonne navigation sur notre site.